eZug-App: Digitale Verwaltung in Zug von Procivis entwickelt

Ausgangslage

Die Verwaltung der Stadt Zug stand 2021 vor der Herausforderung, eine Reihe von Behördendienstleistungen und Kommunikationswegen zu optimieren. Die Zusammenarbeit mit Procivis zielte von an Anfang an darauf ab, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig Bedürfnisse der Bürger zu erfüllen. Über die Jahre wurden diverse Problemstellungen adressiert.

Im schulischen Bereich beispielsweise verlief die Kommunikation zwischen Eltern, Lehrern und Betreuungspersonen ineffizient, was zu Verzögerungen und Informationsverlusten führte
Im Freizeitbereich strebte die Stadt Zug danach, das Erholungsangebot am See zu erweitern und die Nutzung öffentlicher Räume zu vereinfachen
Die Bibliothek Zug wollte ihren Nutzern mehr Flexibilität und längere Öffnungszeiten bieten, ohne zusätzliches Personal einzustellen

Als Lösung für diese Probleme wurden eine zunehmende Digitalisierung der Prozesse und damit verbunden eine digitale Identität für die Einwohner der Stadt Zug ins Auge gefasst. Neben der Bearbeitung innerstädtischer Themen ging es der Stadt Zug auch darum, stadt- bzw. kantonsübergreifende Anwendungsfälle zu testen:

Mit dem Kanton Schaffhausen sollte anhand von elektronischen Baueingaben und Coworking-Buchungen die Interoperabilität der Identitätssysteme geprüft werden

Einsatz unserer Lösung

Procivis entwickelte für die Stadt Zug die sogenannte eZug-App. Diese Smartphone-basierte App kann von Bürgern heruntergeladen und nach einer einmaligen Identifizierung für eine Vielzahl von Behördendienstleistungen genutzt werden.

Beispielsweise ist ein zentrales Schulportal integriert, das den schnellen und sicheren Austausch wichtiger Informationen ermöglicht, beispielsweise zu Veranstaltungen und Absenzen
Bürger können über die eZug-App Freizeitartikel kostenlos ausleihen – die Sportgeräte und Spiele werden in einer Box am See aufbewahrt, die Nutzer über die App öffnen können
Für die Bibliothek wurde ein elektronisches Zugangssystem umgesetzt, das über die eZug-App gesteuert wird - Nutzer können die Bibliothek mit einem digitalen Bibliotheksausweis oder einem QR-Code in der App betreten und Bücher ausleihen oder reservieren, ohne dass Personal anwesend sein muss
Mit dem Kanton Schaffhausen wurde ein Proof-of-Concept durchgeführt, um die Interoperabilität der digitalen Identitätssysteme zu testen - dieser PoC umfasste die Integration in Plattformen für elektronische Baueingaben und Reservierungssysteme für Coworking-Plätze

Ergebnis und Ausblick

Die öffentliche Verwaltung der Stadt Zug wird heute in der Bevölkerung als innovativ und inklusiv wahrgenommen. Die Zufriedenheit der Bürger mit den Dienstleistungen der Behörden ist gestiegen, während der Aufwand für administrative Aufgaben gesenkt und Personalkosten reduziert wurden.

Über 97% der Eltern und Erziehungsberechtigten haben sich seit der Einführung des Schulportals registriert - die Kommunikation zwischen den Beteiligten hat sich erheblich verbessert, was zu höherer Zufriedenheit und geringerem Verwaltungsaufwand führte
Das Projekt zum Gratis-Verleih von Freizeitartikeln erfreut sich hoher Nutzung und belebt die lokale Gemeinschaft
Die Nutzerzufriedenheit und Zugänglichkeit der Bibliothek haben sich signifikant verbessert – Berufstätige und Studierende nutzen die erweiterten Öffnungszeiten intensiv
Auch der Einsatz der digitalen Identitäten über Stadt- bzw. Kantonsgrenzen hinweg konnte pilotiert werden - Nutzer konnten ihre Identitäten nahtlos über verschiedene Anwendungen hinweg verwenden, was den Verwaltungsaufwand und Abstimmungsbedarf erheblich reduzierte

Die Anwendungsfälle für die eZug-App werden auf Basis der Bedürfnisse von Verwaltung und Bevölkerung laufend erweitert. Man darf gespannt bleiben!